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Avec ChatArchitect, vous pouvez initier des conversations WhatsApp tout en travaillant dans Microsoft Teams, ce qui facilite la communication avec vos clients sans perturber votre flux de travail existant.
La procédure dépend de l'existence d'une conversation avec le client dans Microsoft Teams. Si une conversation existe déjà, vous pouvez utiliser un modèle de message WhatsApp directement depuis la discussion. Sinon, vous pouvez démarrer une nouvelle conversation à l'aide de l' Expéditeur de ChatArchitect.
Dans ce guide, nous allons passer en revue les deux méthodes étape par étape.
Ce dont vous aurez besoin
Avant de commencer, assurez-vous d'avoir :
- Accès à votre compte Microsoft Teams
- Un compte ChatArchitect
- WhatsApp connecté à ChatArchitect
- Un modèle de message est disponible dans votre compte ChatArchitect
- Le numéro de téléphone du client s'il n'y a pas de conversation existante
Une fois que tout est prêt, choisissez la méthode qui correspond à votre situation.
Comment entamer une conversation lorsqu'une discussion Teams existe déjà ?
Si vous avez déjà une conversation avec le client dans Microsoft Teams, vous pouvez lancer le dialogue WhatsApp directement depuis la conversation existante.
Étape 1 : Copier le modèle de message
Ouvrez les paramètres de ChatArchitect :
Paramètres d'Open ChatArchitect
Trouvez le modèle de message WhatsApp que vous souhaitez envoyer et cliquez :
Copie
Cela copie le texte du modèle ainsi que les informations nécessaires à ChatArchitect pour traiter le message.
Étape 2 : Ouvrir la conversation client dans Microsoft Teams
Accédez à Microsoft Teams et trouvez la conversation avec le client que vous souhaitez contacter.
Ouvrez la conversation et collez le modèle copié dans celle-ci.
Veillez à coller le texte complet du modèle, y compris l'identifiant du modèle.
L'identifiant est nécessaire au traitement du message, mais il n'est visible que par vous. Le destinataire ne verra pas l'identifiant du modèle dans le message WhatsApp qu'il recevra.
Une fois le modèle soumis, ChatArchitect peut le traiter et transmettre le message au client via WhatsApp.
Comment entamer une conversation lorsqu'aucun dialogue préalable n'existe
S'il n'existe aucune conversation avec le client, vous pouvez initier un nouveau dialogue WhatsApp à l'aide de la Expéditeur de ChatArchitect.
Étape 1 : Ouvrez l’outil d’envoi
Accédez à vos paramètres ChatArchitect :
Paramètres d'Open ChatArchitect
Cliquez sur :
Expéditeur
bouton.
Cela ouvre l'interface permettant d'envoyer un modèle WhatsApp à un nouveau destinataire.
Étape 2 : Sélectionnez votre modèle de message
Dans le champ supérieur, sélectionnez le modèle WhatsApp que vous souhaitez envoyer.
Choisissez le modèle approprié en fonction de l'objectif de votre communication.
Par exemple, il peut s'agir d'un message de bienvenue, d'un rappel de rendez-vous, d'une mise à jour de commande, d'un message de suivi ou d'un autre modèle disponible dans votre compte.
Étape 3 : Saisissez le numéro de téléphone du client
Dans le champ du bas, saisissez le numéro de téléphone du client que vous souhaitez contacter.
Avant d'envoyer le message, vérifiez bien le numéro pour vous assurer qu'il est associé au bon destinataire.
Étape 4 : Activer « Copier le texte vers le CRM »
Avant d'envoyer le message, activez :
Copier le texte dans le CRM
option.
Cela permet de copier le texte du message dans votre CRM afin que votre historique de communications reste disponible dans votre flux de travail existant.
Une fois le modèle, le numéro du destinataire et l'option CRM configurés, vous pouvez procéder à l'envoi du message WhatsApp.
Quelle méthode devez-vous utiliser ?
Si une conversation avec le client existe déjà dans Microsoft Teams, le flux de travail est le suivant :
Ouvrez ChatArchitect → Copiez le modèle → Ouvrez la conversation Teams → Collez le modèle complet → Envoyez
S'il n'y a pas eu de dialogue préalable avec le client :
Ouvrez ChatArchitect → Expéditeur → Sélectionnez un modèle → Saisissez le numéro de téléphone du client → Activez « Copier le texte dans le CRM » → Envoyer
La principale différence réside dans la disponibilité de la conversation client existante dans Microsoft Teams.
Connectez Microsoft Teams à vos communications WhatsApp
L'utilisation de Microsoft Teams, ChatArchitect et WhatsApp offre à votre équipe un moyen pratique d'entamer des conversations avec les clients tout en maintenant la communication connectée à votre flux de travail existant.
Pour les conversations en cours, les membres de l'équipe peuvent rapidement copier un modèle approuvé et l'envoyer depuis la conversation Microsoft Teams concernée. Lors de la prise de contact avec un nouveau client, l'outil ChatArchitect Sender permet de sélectionner facilement un modèle, de saisir le numéro de téléphone du destinataire et de démarrer la conversation WhatsApp.
Cette configuration permet aux équipes de gérer la communication avec les clients via Microsoft Teams et WhatsApp tout en conservant les activités de messagerie importantes connectées au CRM.
