Chatbots WhatsApp : fonctionnalités, caractéristiques et recommandations de connexion

Les messageries instantanées font partie intégrante du quotidien de nombreuses personnes. Ce sont des outils numériques dotés de capacités incroyables et de nombreuses fonctions utiles.

WhatsApp, qui compte actuellement environ 2 milliards d'utilisateurs actifs, peut apporter de nombreux avantages aux entreprises. De nombreuses sociétés et organisations commerciales utilisent des chatbots WhatsApp. Il peut être utile pour beaucoup d'entre vous de comprendre ce qu'est un chatbot, comment il fonctionne et comment le mettre en place.

Une brève introduction au chatbot

Avant toute chose, vous devez comprendre les concepts clés et déterminer ce qu'est un chatbot WhatsApp, ainsi que les principales capacités et fonctionnalités de cette solution.

Il s'agit d'un logiciel moderne spécialisé dont la principale fonction est de simuler la communication entre de véritables représentants d'organisations et leurs clients. L'utilisateur pose des questions via la messagerie instantanée, et les chatbots y répondent. Ces derniers peuvent rapidement entamer des dialogues de manière autonome, envoyer des offres commerciales aux clients, et bien plus encore.

WhatsApp a été choisi comme messagerie pour la création de chatbots pour une raison bien précise. Cette plateforme populaire utilise des solutions avancées et permet d'exploiter pleinement ses fonctionnalités à des fins commerciales et de communication digitale. WhatsApp est couramment utilisé pour communiquer avec divers clients. Cet outil permet d'envoyer des messages, des vidéos et des photos. Il est largement utilisé pour passer des commandes, informer sur le statut des livraisons, etc.

Cependant, les ressources humaines ont leurs limites. C'est pourquoi l'entreprise a mis en place des assistants virtuels spécialisés afin de répondre rapidement à tous les messages et demandes des clients.

En effet, grâce à des scripts prédéfinis et au traitement automatique du langage naturel (TALN), les chatbots imitent la communication avec une personne réelle avec une grande précision. Associés à l'apprentissage automatique, ils offrent une solution d'excellente qualité. De plus, les assistants virtuels travaillent 24 h/24 et 7 j/7, sans interruption. C'est un atout précieux pour résoudre rapidement tout problème, constituer une liste de diffusion ou, si nécessaire, contacter un responsable humain.

Pourquoi les entreprises et les sociétés en ligne utilisent-elles des bots WhatsApp ?

Le champ d'application de ces solutions basées sur les messageries instantanées est immense. Les chatbots peuvent devenir indispensables aux très petites, moyennes et grandes entreprises. Ces outils sont utilisés lorsqu'une assistance client immédiate est absolument nécessaire.

Face à l'augmentation rapide du nombre de demandes, les opérateurs de l'entreprise risquent d'être débordés. Par conséquent, les clients ne reçoivent ni réponses ni assistance technique en temps voulu. Cela nuit à l'image de l'entreprise, qui ne parvient plus à satisfaire ses besoins fondamentaux. C'est pourquoi des assistants virtuels sont mis en place afin de réduire considérablement la charge de travail des services techniques, d'assistance et de gestion. En effet, la plupart des fonctions sont assurées par un chatbot.

Aujourd'hui, une excellente opportunité se présente pour mettre en œuvre les meilleures pratiques et utiliser des messages proactifs dans la communication avec les consommateurs. Parallèlement, plusieurs axes majeurs d'intégration des assistants virtuels se dégagent.

Réponses aux questions fréquentes

L'une des principales fonctions d'un assistant via WhatsApp est d'alléger la charge du service client. Lorsque vos employés doivent répondre quotidiennement aux mêmes questions, vous pouvez les remplacer par un assistant virtuel.

Les clients peuvent poser diverses questions via messagerie et recevoir des réponses instantanées. Celles-ci sont en effet préparées à l'avance et prêtes à l'emploi. Si la logique du programme est correctement développée, le chatbot peut rapidement déterminer le sujet de la question et fournir la réponse la plus pertinente.

Courrier régulier

Les entreprises qui proposent une large gamme de biens et de services et qui enrichissent régulièrement leur offre doivent en informer leurs clients régulièrement. C'est là qu'un chatbot s'avère indispensable.

Grâce à une base de données de contacts et à des modèles prédéfinis, vous pouvez envoyer régulièrement des emails contenant du texte, des liens vers votre site web, du contenu multimédia et bien plus encore. C'est beaucoup plus simple que d'appeler chaque client ou d'envoyer manuellement des notifications par email. De plus, l'efficacité réelle des emails est nettement inférieure à celle des notifications via WhatsApp.

Produits et services spéciaux

Une autre fonction utile des chatbots est d'aider les utilisateurs à trouver les services et produits dont ils ont besoin. Grâce à leur structure, le client peut choisir l'affichage des informations produit, recevoir un lien, consulter les prix, etc.

Grâce à un chatbot moderne, plus besoin de se rendre systématiquement sur le site pour rechercher une catégorie de produits. Le client n'a qu'à faire sa demande via Messenger pour accéder aux informations souhaitées ou aux liens directs vers le produit désiré.

Quiz, jeux et tirages au sort

Un chatbot peut devenir un véritable centre de divertissement pour vos clients. Cet assistant virtuel doté d'intelligence artificielle est souvent utilisé pour organiser des quiz, faire participer les utilisateurs à des jeux en ligne et offrir des prix par tirage au sort. C'est un moyen efficace de mieux se connaître, de fournir des informations utiles et de recueillir facilement des données précieuses sur son public cible.

Grâce à un chatbot dédié, votre entreprise peut réaliser des sondages, organiser des quiz ou des tirages au sort parmi ses clients actifs. Il leur suffit de répondre à quelques questions pour obtenir le résultat. Vous pouvez offrir presque n'importe quel prix : une réduction supplémentaire, un bon d'achat, un cadeau personnalisé, etc.

Remplir les formulaires

Les entreprises utilisent largement les chatbots pour permettre à leurs clients de mettre à jour leurs données, de s'inscrire, de prendre rendez-vous, de réserver une place, de modifier leur adresse de livraison, etc., de manière conviviale. Pour ce faire, il suffit d'utiliser les modèles appropriés et les outils personnalisables.

Conclusion des transactions

De nombreux clients trouvent pratique et facile d'utiliser un assistant virtuel pour passer des commandes, sélectionner les produits nécessaires, enregistrer une transaction commerciale, obtenir des informations de contact ou financières sur l'entreprise en vue du paiement, etc.

Les chatbots WhatsApp modernes intègrent déjà des passerelles de paiement. Vous pouvez payer des articles ou leur livraison directement via la messagerie.

Principaux avantages de l'utilisation des chatbots basés sur WhatsApp

Les chatbots WhatsApp présentent des avantages indéniables que de nombreuses entreprises connaissent déjà. Elles exploitent ainsi pleinement les capacités de ces solutions avancées.

• Accès 24h/24 et 7j/7. Ces assistants travaillent sans relâche. Ils ne prennent ni week-ends ni vacances et sont toujours pleinement disponibles. Grâce à cette assistance continue, les clients peuvent obtenir des réponses à tout moment. Cela renforce la confiance et la fidélité envers l'entreprise
• Accessibilité financière. Vous pouvez réaliser des économies considérables sur vos coûts opérationnels, car le coût de mise en œuvre d'un bot sera des dizaines de fois inférieur à celui de l'embauche d'une équipe d'opérateurs ;
• Sécurité. WhatsApp Messenger utilise une technologie de sécurité performante et un système de chiffrement de bout en bout à plusieurs niveaux, et se conforme strictement aux exigences du Règlement général sur la protection des données (RGPD). Par conséquent, tous les messages et informations transmises sont parfaitement sécurisés
• Réponses rapides. Contrairement aux opérateurs humains, qui peuvent être absents ou ne pas travailler à certaines heures, le chatbot offre un temps de réponse toujours minimal. C'est l'occasion d'obtenir une réponse et de résoudre rapidement votre problème
• Facilité d'utilisation. Si vous avez déjà utilisé WhatsApp, vous n'aurez certainement aucun problème ni difficulté à utiliser le chatbot ;
• Passer à un opérateur. Certaines situations nécessitent l'intervention de véritables spécialistes. Dans ce cas, le chatbot dispose toujours d'un bouton dédié ;
• Multilinguisme. Vous pouvez proposer à vos clients une assistance multilingue, car WhatsApp prend en charge de nombreuses langues. Les entreprises internationales doivent être présentes dans différents pays du monde.

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La particularité des assistants virtuels modernes est qu'ils peuvent mener des dialogues quasiment indiscernables d'une communication avec de vraies personnes.

Mise en œuvre et configuration étape par étape

Si vous décidez d'utiliser un assistant virtuel pour votre entreprise numérique, vous devrez suivre plusieurs étapes essentielles. Chacune d'elles requiert une attention particulière afin que le bot exécute correctement les tâches qui lui sont assignées.

API métier

Vous devez d'abord demander l'accès à l'API Business de WhatsApp. Cette option est disponible si vous possédez un compte professionnel. Choisissez un fournisseur fiable et reconnu.

Il est très important de ne pas tenter d'utiliser un accès non officiel pour envoyer des courriels ou des notifications aux clients sans passer par l'API. Dans le cas contraire, vous risquez d'être banni.

Dialogues

La structure du script utilisé pour l'assistant virtuel dépend directement des compétences clés, des fonctionnalités et de l'orientation de votre entreprise. Cependant, certains conseils seront très utiles à tous.

• Tâches d'assistance. Réfléchissez aux fonctions et aux tâches que votre bot effectuera pour créer les dialogues correspondants ;
• Les questions les plus fréquentes. Vous devez dresser une liste des questions que les clients poseront le plus souvent ;
• Blocs et thèmes. Le texte général du script créé doit être divisé en thèmes et blocs logiques correspondants. Chacun d'eux aura son propre bouton de menu ;
• Options de réponse. Les chatbots peuvent proposer plusieurs options de réponse en fonction de la nature des questions. Par exemple, lors du choix d'un mode de livraison ou d'une option de paiement pour un produit,
• Tests. Avant de lancer le bot, testez-le en mode test pour vérifier son bon fonctionnement avec les dialogues.

Ensuite, vous pouvez passer à l'étape suivante.

Plate-forme

Grâce à des plateformes spécialisées, vous pouvez créer des scénarios rapidement et facilement. Plus besoin de tout concevoir vous-même : utilisez simplement des solutions prêtes à l’emploi et adaptez-les à vos objectifs. Bien sûr, ces plateformes sont généralement payantes, mais leur coût est pleinement justifié.

Tests et installation

Vérifiez maintenant dans quelle mesure l'assistant virtuel moderne répond à vos attentes et remplit les fonctions principales. Vous pouvez installer le script via un numéro après avoir confirmé votre compte professionnel. N'oubliez pas de choisir un nom original pour le bot.

L'API vous permettra de collecter des statistiques utiles, d'analyser les données et, si nécessaire, de modifier ou de mettre à jour votre assistant virtuel.

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